Description du poste :

Personne qui assiste un responsable au sein d'une unité administrative dans ses fonctions administratives et professionnelles. Elle exerce des attributions relatives au secrétariat ou à la bureautique nécessitant des connaissances approfondies du milieu où elle exerce ses responsabilités. Elle accomplit un ensemble de travaux de secrétariat ou de bureautique complexes tels que la préparation de lettres, de documents, de rapports et autres tâches connexes. Elle est responsable de l’organisation matérielle et informationnelle de réunions, convoque les participants et peut être appelée à y participer et à rédiger le procès-verbal. Elle peut dépouiller le courrier, rédiger la correspondance et tenir à jour le classement des dossiers. Elle peut assumer de façon autonome, au sein du milieu, des responsabilités de coordination, d'organisation du travail et de contrôle qualitatif d’un ensemble de travaux de secrétariat ou de bureautique. Elle peut également effectuer des tâches relevant d’un secteur d’activités tel que la comptabilité ou l’approvisionnement.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS:

Volet A. Soutien au Coordonnateur

Assure un soutien au coordonnateur en effectuant les tâches cléricales ou administratives
requises dans l’exercice des fonctions de gestionnaire ;

• Effectue les tâches en lien avec la tenue de l’agenda ainsi que la tenue des rencontres de secteur

et du comité de coordination (convocation, réservation de salles, prise de notes, procès-verbaux) ;

• De manière quotidienne, effectue le suivi et la gestion de l’agenda en fonction des demandes et

des disponibilités et selon le niveau de priorité associé aux différentes demandes ;

• Contribue à la révision et rédaction de certains documents liés aux procédures internes (ex :

accueil, commandes, etc.) ;

• Assure l’impression et reproduction des documents dans les délais requis ;
• Reçoit, dépouille et distribue le courrier (postal) quotidiennement ;
• Rédige la correspondance selon les balises du programme d’identité visuelle de l’organisation ;
• Effectue les convocations aux réunions, collabore à leur organisation matérielle et peut y assister

pour noter le compte rendu si besoin ;

• Planifie les rencontres du comité de coordination, les rencontres de la coordination et les

statutaires ce qui requiert les entrées d’agenda, les réservations de salle, envoi de courriels si
besoin et contribution pour préparer les ordres du jour ;

• Réserve les salles de réunion selon la pratique établie ;
• Classe les documents et les dossiers selon la procédure établie et l’arborescence convenue ;
• Tiens à jour les listes de distribution, de téléphone et documents utiles au fonctionnement ;
• Planifie la production des travaux de secrétariat selon les priorités et les délais établis ;
• Assiste les gestionnaires dans l’application de politiques et procédures administrative.

Volet B. Soutien aux agentes administratives et aux membres des services:

• Coordonne et assure la diffusion de l’information nécessaire au bon fonctionnement du secteur,

rédige à cet effet des propositions de notes de service à l’intention du personnel du secteur ;

• Reçoit et donne suite aux demandes provenant de l’extérieur, notamment en les acheminant aux

professionnels concernés et en maintenant à jour les dossiers pertinents ;

• Accueille le nouveau personnel, voit à l’installation, répond à leurs questions et les dirige vers les

bonnes ressources ;

• Remplace les agentes administratives pour des besoins spécifiques ;
• Soutien les membres en lien avec des besoins administratifs ;
• Assure la révision linguistique des textes élaborés par le coordonnateur ou au besoin les

professionnels de l’équipe : lettres, tableaux, rapports, présentations, invitations, conférences,
plans d’action, protocoles, comptes rendus, articles, affiches, etc. ; IMPORTANT

• Effectue la mise en page des documents en respectant les normes graphiques des

communications de l'organisation ;
DRSP/PCMI Coordination

• Complète les requêtes matérielles ou informatiques et en assure le suivi ;
• Offre un soutien logistique pour l’organisation des activités de formation et de transfert des

connaissances (préparation des locaux et du matériel ;

• Offre un soutien logistique ou informatique à d’autres membres de l’équipe (Office , Power BI et

autres logiciels, station visuelle MAJ) ;

• Au besoin, gère l’inventaire du matériel et assure la gestion des commandes, le montage et

l'expédition du matériel aux intervenants du réseau de la santé et des services sociaux (cartables,
pochettes, présentations, etc.) ;

• Fournit aux agentes administratives et aux professionnels de l’équipe une expertise -conseil sur

les fonctionnalités de la suite Office et de Lotus Notes ;

• Effectue la saisie de données dans différents registres et outils (Excel, Access, SPSS et Lime

Survey, etc.) en lien avec le suivi des travaux de l’équipe.

Volet C. Facturation et autres demandes comptables

• S’assure d’avoir les fournitures et voit aux commandes du matériel pour la coordination, tout en

veillant à une utilisation judicieuse des ressources et signale toute particularité à cet égard ;

• Vérifie et enregistre les factures en vue de leur paiement et assure l’envoi aux comptes à payer

selon la procédure en vigueur ;

• Effectue le suivi des billets de taxi pour les services avec notamment le registre des

déplacements et les commandes auprès du fournisseur ;

• Prépare des bons de commandes ou requêtes dans le logiciel prévu à cet effet ;
• Prépare les commandes de matériel de bureau dans l’application prévue à cet effet ;
• Suivit budgétaire ; comptes de dépenses Logibec, payes (approuvées, télétravail, congé)
• Analyses ad hoc.

Volet D. Ressources Humaines

• Valide que les relevés de présence sont complétés et effectue les rappels au personnel de

manière préalable à l’autorisation du gestionnaire ;

• Vérifier les codes selon les conventions collectives.

Volet E. Autres

• Appels à la Vigilance selon la procédure ;
• Gestion de la valise de Garde PCMI ;
• Gestion des horaires et accès aux stagiaires ;
• Gestion des outils TEAMS de collaboration PCMI.

Exigences :

Formation académique exigée

o Doit détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) ou un DES-métier en secrétariat avec expérience requise minimum 6 mois comme secrétaire.
OU
o Doit détenir un DES ou une équivalence reconnue par le MEQ avec trois (3) années d’expérience comme secrétaire

Exigences requises

• Français niveau 3
• Word niveau 3
• Excel niveau 2

• Réussir l’entrevue de sélection (note de passage 70%)

Remarques :

Le CIUSSS Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité. Les candidatures des groupes visés (les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées) sont encouragées. Des mesures d'adaptation pourront être offertes, sur demande, selon la situation.

Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d'un processus de sélection.