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Job Description:

Le poste de coordonnatrice ou coordonnateur, services de courrier offre une formidable occasion d’épauler différentes divisions de la Sun Life dans un environnement dynamique, novateur et collaboratif.

La personne titulaire de ce poste répondra aux besoins de la clientèle en veillant à l’exécution des tâches quotidiennes et devra comprendre toutes les étapes des processus.

Un élément clé de ce poste est la capacité de déterminer les possibilités d’amélioration des processus en ce qui a trait à toutes les étapes utilisées dans les divers sites.

Principales fonctions

• Ouvrir, classer, préparer et distribuer le courrier entrant, et numériser certains documents.
• Recevoir et distribuer le courrier entrant par service de messagerie en se servant de logiciels de suivi électronique.
• Cacheter et timbrer le courrier sortant.
• Préparer l’envoi de courrier par service de messagerie ainsi que les bordereaux d’expédition numériques.
• Recevoir et trier la production quotidienne du système interne.
• Exécuter des tâches de production comme classer ou assembler des documents.
• Assurer l’exactitude et la qualité du processus de production afin que les Clients reçoivent les documents prévus.
• Comprendre l’ensemble des processus du Service des documents pour le Canada.
• Communiquer les changements qui pourraient entraîner une amélioration des processus.
• Savoir comment répondre aux besoins des Clients et de la compagnie.
• Tenir à jour les bases de données numériques et faire les enquêtes pour le courrier retourné.
• Saisir les mesures clés dans des fichiers Excel.
• Créer des fichiers Excel pour le suivi.
• Surveiller la boîte courriel de l’équipe pour répondre aux questions des partenaires d’affaires.
• Offrir du soutien pour la formation et les tâches de toute l’équipe.
• Remplacer le chef d’équipe.
• Attribuer des tâches et donner des directives au personnel lorsque nécessaire.
• Coordonner les achats de fournitures pour l’équipe.
• S’occuper des fonctions de facturation interne dans le système.
• Comprendre les processus des Services de courrier.
• Maintenir une attitude professionnelle et positive dans tous les secteurs de la Sun Life.
• Reconnaître ce qu’il faut faire pour répondre aux besoins des Clients.

Compétences

• Excellentes compétences en analyse et en résolution de problèmes, avec la passion et la capacité de répondre aux demandes d’enquête de haute priorité et aux transferts à un échelon supérieur.
• Entregent, amabilité et attachement à tisser des relations avec des personnes de tous les échelons dans l’organisation.
• Connaissance solide des applications pour environnement PC (Windows), notamment Outlook, Word et Excel.
• Capacité de prendre des initiatives et des responsabilités, et ce, avec une attitude positive.
• Capacité de s’adapter rapidement aux changements et de servir de modèle pour les autres membres de l’équipe.
• Désir de contribuer, d’aider les autres et d’offrir ses conseils.
• Solides compétences en gestion du temps; bon sens de l’organisation et des priorités.
• Excellentes aptitudes pour la communication orale et écrite.
• Capacité de travailler de façon autonome, avec un minimum de directives et des interruptions fréquentes.
• Intérêt pour l’apprentissage continu.
• Capacité de maintenir en tout temps un haut niveau de production, de précision et de minutie.
• Capacité de travailler dans un environnement dynamique aux priorités et échéances concurrentes.
• Aptitude à reconnaître les occasions de mettre en œuvre des changements qui augmenteront l’efficacité du service.
• Habileté à interagir et à communiquer efficacement avec les membres de l’équipe.
• Capacité d’adaptation aux priorités changeantes et à la pression découlant des échéances serrées.
• Professionnalisme en tout temps.

Atouts

• Bonne compréhension du secteur de l’assurance.
• Uniquement au Québec : bilinguisme (français et anglais) obligatoire – tâches de soutien à réaliser pour une équipe anglophone à l’extérieur du Québec.

Notes/exigences particulières

• La personne retenue doit obtenir une autorisation de sécurité approfondie de la GRC avant d’être embauchée, ce qui nécessite d’avoir résidé au Canada pendant au moins 5 ans.
• La présence quotidienne au bureau est requise.
• La personne retenue doit pouvoir soulever des objets pesant de 22 à 34 kg (50 à 75 lb) et rester debout pendant de longues périodes.

The Base Pay range is for the primary location for which the job is posted. It may vary depending on the work location of the successful candidate or other factors. In addition to Base Pay, eligible Sun Life employees participate in various incentive plans, payment under which is discretionary and subject to individual and company performance. Certain sales focused roles have sales incentive plans based on individual or group sales results.

Diversity and inclusion have always been at the core of our values at Sun Life. A diverse workforce with wide perspectives and creative ideas benefits our clients, the communities where we operate and all of us as colleagues. We welcome applications from qualified individuals from all backgrounds.

Persons with disabilities who need accommodation in the application process or those needing job postings in an alternative format may e-mail a request to thebrightside@sunlife.com.

At Sun Life we strive to create a flexible work environment where our employees are empowered to do their best work. Several flexible work options are available and can be discussed throughout the selection process depending on the role requirements and individual needs.

We thank all applicants for showing an interest in this position. Only those selected for an interview will be contacted.

Salary Range:

Job Category:

Posting End Date: