Adjointe administrative bilingue (contrat de 12 mois) Job at The Federal Bridge Corporation Limited
L’adjointe administrative ou l’adjoint administratif relève du directeur du pont et a la responsabilité de fournir plusieurs services administratifs de nature confidentielle, complexe et courante, de communiquer avec efficacité au nom du directeur du pont, selon les besoins, au sein de l’entreprise et avec les intervenants externes, et de collaborer avec les autres membres de tous les services au sein de la SPFL. Ce poste nécessite une orientation vers les résultats, la capacité à hiérarchiser les tâches, de la discrétion et du professionnalisme.
Tâches et responsabilités
Soutien administratif et soutien à la réception de la SPFL (40 %)
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Tâches et responsabilités
Soutien administratif et soutien à la réception de la SPFL (40 %)
- Fournir un soutien administratif selon les besoins, notamment la rédaction de procès-verbaux, la tenue de calendriers, les préparatifs de voyages, l’édition de présentations et de rapports, le suivi du courrier entrant et sortant, l’envoi de messages et de toute autre correspondance;
- Communiquer verbalement ou par écrit avec des intervenants internes ou externes au nom du directeur du pont;
- Coordonner le flux de travail, les projets, les mesures ou les décisions afin de s’assurer que la documentation est complète et que le suivi est effectué au moment opportun;
- Assurer la responsabilité principale du tri des demandes provenant de la réception en prenant des mesures individuelles pour déterminer la marche à suivre, avec la délégation et le discernement appropriés;
- Agir comme point de contact principal pour les visiteurs et les coursiers; déterminer le caractère professionnel des demandes et diriger les visiteurs vers la personne concernée;
- Assurer une présence au bureau durant les heures d’ouverture au public;
- Modifier son horaire de travail au besoin pour effectuer les tâches administratives de la SPFL;
- Effectuer toute autre tâche, dans le cadre, l’esprit et l’objectif du poste.
- S’assurer de tenir des stocks minimaux de fournitures de bureau; remplir les bons de commande, le cas échéant;
- Planifier l’utilisation des salles de conférence;
- Planifier des rencontres virtuelles au besoin;
- Préparer les salles de conférence pour les membres du Conseil d’administration, les cadres de la SPFL ou d’autres intervenants externes (café, eau, traiteur, etc.);
- S’assurer du bon fonctionnement de l’équipement, y compris le photocopieur, la déchiqueteuse, et coordonner les réparations;
- S’assurer du bon fonctionnement de l’équipement de téléconférence et de vidéoconférence; faire du dépannage avec l’aide des TI et résoudre les problèmes au besoin;
- Tenir en bon état toutes les salles de conférence et les aires communes (cuisine, lave-vaisselle);
- Recevoir et distribuer le courrier entrant; préparer le courrier sortant, y compris les envois par Purolator ou Quick Messenger;
- Tenir à jour la liste des clés de chaque bureau et chaque armoire de rangement;
- Remplir les tâches administratives essentielles d’autres membres de l’équipe en leur absence.
- Fournir un soutien direct au directeur du pont et le tenir informé des éléments nécessitant une attention personnelle;
- Fournir l’ensemble du soutien administratif aux gestionnaires des services de l’exploitation, de l’entretien, des projets, des TI, des finances et des RH;
- Inscrire les paiements par virement pour les comptes commerciaux en soutien au service des finances;
- Effectuer des tâches de nature administrative comme rédiger et modifier des documents dans les deux langues officielles afin d’assurer la qualité de la langue et de la mise en forme ainsi que l’exactitude du contenu, l’image de la SPFL, etc.;
- Produire les rapports mensuels sur le trafic (BTOA, passages gratuits, paiements en argent et par carte de crédit, passages aux postes de péage);
- Fournir un service à la clientèle et des processus de comptes prépayés efficaces et efficients dans le cadre du système de perception du péage;
- Recommander, s’il y a lieu, divers éléments ou outils pour améliorer les aspects fonctionnels et administratifs du service;
- Coordonner l’utilisation des salles de conférence du pont Blue Water et la gestion des lignes d’appel.
- Des connaissances en gestion des affaires normalement acquises au cours d’une formation postsecondaire ou un minimum de trois ans à titre d’adjointe administrative ou d’adjoint administratif;
- Une expérience confirmée en rédaction administrative bilingue, en révision et en mise en forme de textes administratifs;
- Des compétences supérieures en communication verbale et écrite, en français et en anglais;
- Une maîtrise des systèmes informatiques et des logiciels de la suite MS Office;
- La capacité confirmée de produire des rapports et de manipuler des données à l’aide d’un logiciel;
- La capacité confirmée à travailler avec des systèmes de gestion de l’information comme GCdocs;
- Des compétences confirmées dans l’utilisation de systèmes informatiques et de logiciels de traitement de texte, de chiffriers, de présentations, etc.;
- La capacité à travailler avec un minimum de supervision; des compétences confirmées en prise de décisions et en résolution de problèmes;
- La capacité de composer avec une diversité de situations, de responsabilités et de défis en mode multitâche;
- La capacité de travailler en équipe, tout en entretenant des relations de travail productives;
- La capacité de traiter les demandes ou les plaintes formulées par toutes les parties prenantes ou tous les interlocuteurs, tant par écrit que verbalement, de façon respectueuse, courtoise et serviable;
- Un grand sens de l’éthique et une grande discrétion lors du traitement de renseignements confidentiels;
- Des grandes compétences organisationnelles et la capacité de traiter et de hiérarchiser les tâches en fournissant une rétroaction sur les progrès réalisés et les questions prioritaires;
- De solides compétences communicationnelles en service à la clientèle et en techniques de désescalade.
- De l’expérience en coordination de rencontres et en préparatifs de voyages, un atout;
- Une attitude professionnelle, chaleureuse et accessible en tout temps.
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