Job Title: Human Resources Administrative Assistant

Job Location: Head Office- New Hamburg

Position Type: Onsite

Shift Hours: Monday- Friday, 8:00am -4:30pm

Compensation Range: $20.19 - $25.96 / hour

We Bring Food to Your Family’s Table

The Erb Group of Companies is one of North America’s largest privately-owned refrigerated transportation providers. The Erb Group specializes on the timely, protected distribution of temperature-controlled perishable goods across Canada and the U.S. The Erb Group is a family-owned business and has been in the industry for over 63 years. Its head office is based in New Hamburg, Ontario, with additional Canadian terminals in Baden, Toronto, Thunder Bay, North Bay, Ottawa, Montreal, Trenton, Winnipeg and a U.S. terminal in Elverson, PA.

What Will You Do?

• Contact new hire to initiate the new hire process
• Distribute and monitor the completion of new employee paperwork in partnership with the Payroll department
• Follow-up with supervisors and/or employees for missing new hire paperwork
• Conduct virtual orientation with new hires
• Administer reminders for probationary and Management 360 reviews
• Monitor termination notices and distribute exit surveys to non-driving employees
• Input employee information into Solomon system to activate employee ID badges.
• Create new ID badges for, new employees, terminal ID renewals, and replacement badges.
• Oversee the material, training and record keeping of Erb’s employee engagement programs
• Input Emergency contacts into Solomon
• Ensure confidential documentation is archived into the RVI imaging system
• Maintain up to date records in relation to pay equity, accommodations, medical information and communicate information to the appropriate individuals
• Provide additional support for current and upcoming legislative bills (ie. Bill 96)
• Assign system access for Carriers Edge, Candybox, ID Card security
• Assist with HR vacation coverage
• All other duties as required

Who Are We Looking For?

• Post-secondary education in Human Resources/ Executive Office Administration either diploma or degree preferred
• Working towards CHRP would be an asset
• Excellent inter-personal skills are required
• Strong written and verbal communication are required
• Strong organizational skills and attention to detail are necessary
• Experience with Microsoft Office Suite is required
• Experience with AS400 is preferred
• Honest, trustworthy, and ability to work independently is required.
• Maintaining confidentiality is mandatory

Your Cool Work Perks
Benefits available from day 1
We’re motivated by doing business with good people and hiring them too.

• Company paid health insurance plans (health, prescription, dental and vision)
• Company paid group life insurance and optional life insurance
• Company paid accident and serious illness benefits
• Long-term disability insurance
• Employee & Family Assistance Program (EFAP)
• 20 massages per calendar year
• TFSA, RRSP & RESP savings plans with company match contributions
• Profit-sharing opportunity
• Referral bonus program
• Safety shoe voucher
• Uniform and annual tool allowance for apprentice and mechanic technicians
• Corporate discounts with Josslin Insurance and Goodlife Fitness

• Educational assistance up to 50%, with specific training required by The Erb Group paid in full
• Career advancement opportunities
• Community and philanthropy opportunities
• Employee engagement events (Good Cheer Club, summer BBQs, prizes, food trucks, employee recognition programs)

How To Make Your Next Cool Move

Contact us 1-800-461-5299 or Recruiting@erbgroup.com

Don’t meet every single requirement? Studies have shown that women and people of colour are less likely to apply to jobs unless they meet almost every qualification. At The Erb Group, we’re committed to continually improving our approach to building a diverse, inclusive, and value driven workplace. If you’re excited about this role but your past experiences don’t align perfectly with our job description, we encourage you to apply regardless. You could just be the right candidate for this role or others!

The Erb Group of Companies is an equal opportunity employer. In addition, we have been recognized as Best Fleets to Drive For several years, a Top Fleet Employer and continues to be a safety industry leader.

___________________________________________________________________________________

Appellation d’emploi : Assistant administratif des ressources humaines

Emplacement : New Hamburg/Siège social

Mode de travail : Sur le site

Horaire de travail : Lundi - Vendredi 8h00 - 4h30

Nous livrons vos aliments jusqu’à votre table

Le groupe d’entreprises Erb est l’un des plus grands fournisseurs privés de services de transport frigorifique en Amérique du Nord. Spécialiste du transport à température contrôlée d’aliments périssables partout au Canada et aux É.-U., le Groupe Erb est fier d’assurer la livraison à temps et la protection des marchandises. Il s’agit d’une entreprise familiale qui cumule plus de 63 ans d’expérience dans le secteur du transport. Son siège social est situé à New Hamburg, en Ontario. Ses autres terminaux canadiens se trouvent à Baden, Toronto, Thunder Bay, North Bay, Ottawa, Montréal, Trenton et Winnipeg. Il exploite un terminal aux É.-U. qui est situé à Elverson, en Pennsylvanie. En outre, nous avons été reconnus comme les meilleures flottes pour lesquelles conduire plusieurs années, un employeur de premier plan et continuons à être un leader du secteur de la sécurité.

Ce que vous allez faire :

• Contacter les nouveaux employés pour lancer le processus d'embauche
• Distribuer et contrôler l'accomplissement des formalités administratives des nouveaux employés en partenariat avec le service de la paie.
• Assurer le suivi auprès des superviseurs et/ou des employés pour les documents manquants des nouveaux employés.
• Effectuer une orientation virtuelle avec les nouveaux employés
• Administrer des rappels pour les évaluations de la période d'essai et de la gestion à 360 degrés.
• Suivre les avis de licenciement et distribuer des enquêtes de sortie aux employés qui ne conduisent pas.
• Saisir les informations relatives aux employés dans le système Solomon pour activer les badges d'identification des employés.
• Créer de nouveaux badges d'identification pour les nouveaux employés, les renouvellements d'identification des terminaux et les badges de remplacement.
• Superviser le matériel, la formation et la tenue des dossiers des programmes d'engagement des employés d'Erb.
• Saisir les contacts d'urgence dans Solomon
• S'assurer que les documents confidentiels sont archivés dans le système d'imagerie RVI.
• Tenir à jour les dossiers relatifs à l'équité salariale, aux aménagements, aux renseignements médicaux et communiquer l'information aux personnes concernées.
• Fournir un soutien supplémentaire pour les projets de loi actuels et à venir (par exemple, le projet de loi 96).
• Assigner l'accès au système pour Carriers Edge, Candybox et la sécurité des cartes d'identité.
• Aider à la couverture des vacances des RH
• Toutes les autres tâches nécessaires

Ce que nous recherchons :

• Formation postsecondaire en ressources humaines/administration de bureau de direction, diplôme ou grade de préférence.
• Le fait de travailler en vue de l'obtention du titre de CRHA serait un atout
• D'excellentes aptitudes interpersonnelles sont requises
• Une bonne communication écrite et verbale est nécessaire
• Un sens aigu de l'organisation et le souci du détail sont nécessaires
• Expérience de la suite Microsoft Office requise
• Une expérience avec l'AS400 est préférable
• Honnêteté, fiabilité et capacité à travailler de manière indépendante sont requises.
• Le maintien de la confidentialité est obligatoire

Vos formidables avantages sociaux et accessoires :
Vous avez accès au régime d’avantages sociaux dès votre entrée en service.
Notre motivation découle de notre désir de faire affaire avec les personnes que nous serions heureux d’embaucher.

• Régimes d’assurance maladie (soins médicaux et dentaires, assurance médicaments et soins de la vue) payés par l’employeur;
• Assurance vie collective et assurance vie optionnelle payées par l’employeur;
• Assurance en cas d’accident ou de maladie grave payée par l’employeur;
• Assurance invalidité de longue durée;
• Programme d’aide aux employés et à leur famille (PAEF);
• 20 massages gratuits par année civile;
• Cotisations de contrepartie de l’employeur au CELI, au REEE et au REER;
• Programme de participation aux bénéfices;
• Programme de référencement;
• Bon pour l’achat de chaussures de protection;
• Uniforme et allocation d’outillage annuelle pour les techniciens en mécanique et les apprentis;
• Rabais chez Josslin Insurance et chez Goodlife Fitness;

• Aide financière aux études jusqu’à 50 % des frais de scolarité, le Groupe Erb assumant la totalité des coûts associés à ses formations obligatoires;
• Possibilités d’avancement professionnel;
• Possibilités de participer aux événements caritatifs;
• Activités pour les employés (Good Cheer Club, barbecues en été, prix, camions-restaurants, programmes de reconnaissance des employés).

Comment vous joindre à notre formidable équipe

Contactez-nous par téléphone au 1-800-461-5299 ou par courriel à Recruiting@erbgroup.com.

Vous ne répondez pas à tous les critères d’embauche? Certaines études montrent que les femmes et les membres de minorités visibles sont moins susceptibles de poser leur candidature à moins de satisfaire à presque tous les critères. C’est pourquoi le Groupe Erb s’engage à favoriser un milieu de travail où diversité, inclusivité et valeurs humaines sont au cœur de sa mission. Si votre expérience professionnelle ne correspond pas parfaitement à la description d’emploi du poste qui vous intéresse, nous vous invitons à poser votre candidature quand même. Vous êtes peut-être le bon candidat pour ce poste, ou pour un autre!

Le groupe de sociétés Erb est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et s'engage à offrir un environnement de travail inclusif et sans obstacles, y compris à toutes les étapes du processus d'embauche. Si vous avez besoin de mesures d'adaptation, veuillez communiquer avec recruiting@erbgroup.com ou composer le 1-800-461-5299. Toutes les informations reçues en rapport avec les aménagements seront gardées confidentielles.

Nous remercions toutes les personnes qui postulent. Seules les personnes sélectionnées pour un examen plus approfondi seront contactées.